Organizzare un evento tech

Riuscire a mettere in piedi un evento tech importante e ben riuscito è difficile, si tratta di un lavoro duro in cui molte cose devono essere fatte nel modo giusto per poter avere un’esperienza finale eccellente per tutti. In questo articolo vogliamo iniziare a “grattare la superficie” di quello che richiede l’organizzazione di un evento “perfetto” (o quasi).

La prima cosa importante è conoscere il pubblico di riferimento. Quello che spiazza, in un primo momento, è che in genere ci sono diversi pubblici in una conferenza: dai partecipanti, che arrivano per ascoltare ed imparare, agli speaker, che di solito fanno gli interessi propri o dell’azienda per cui lavorano, fino agli sponsor, che vogliono attirare potenziali acquirenti. Una conferenza equilibrata è la scelta più consapevole.

Si passa poi al cibo e alle bevande: in una conferenza è estremamente importante dare un piccolo “rinfresco”. Le persone devono staccare un po’ dagli speech, bere qualcosa, mangiare un po’, fare due chiacchiere.

La cosa fondamentale è, anche in questo caso, pensare ad ampio raggio: ci sono persone vegetariane e vegane, altre che sono intolleranti al glutine, chi ha allergie più o meno comuni, e così via. È facile adattarsi alla maggior parte dei bisogni delle persone, basta chiedere aiuto a qualcuno la cui dieta non sia come la tua.

Ultimo punto fondamentale è la pianificazione anticipata. Per prima cosa occorre considerare nuovamente il pubblico di riferimento: sponsor e speaker si impegnano in altri eventi e i loro calendari si riempiono, i partecipanti magari si iscriveranno ad eventi vicini nel tempo oppure, se quello che stai organizzando lascia poco tempo, essi potrebbero avere difficoltà a pianificare il viaggio, e così via.

Tenendo questo in mente, bisogna lasciarsi almeno 6 mesi, spesso 8, per organizzare tutto in maniera calma e tranquilla. Inoltre, questo ti darà anche più tempo per vendere i biglietti e fare dei prezzi “a scalare”: chi prenota con un certo anticipo potrà pagare di meno (tecnicamente si parla di biglietti “early bird”).

Chiudiamo con un piccolo extra: la selezione degli speaker. E’ fondamentale scegliere persone conosciute e di carisma, tenendo però presente che alcuni di essi potrebbero chiedere un compenso (e lì bisogna fare due calcoli di budget), e che altri potrebbero rifiutare dopo aver accettato, magari per motivi non dipendenti dalla propria volontà (e quindi bisogna riuscire a trovare un buon sostituto).

In conclusione, mettere in piedi un evento tech non è semplice, per questo motivo tanti scelgono di rivolgersi a chi, l’organizzazione di eventi, la fa di mestiere. Se, tuttavia, volete provare in maniera autonoma, quelli descritti sopra sono i primi passi da fare.